Blogi

Olisiko aika ulkoistaa työaikasyöppö?

| kirjoittajalta Jyri Pouttu

THL ja Aalto-yliopisto ovat tutkineet pääosin valtionhallinnossa tehdyllä kyselyllä tietojärjestelmäongelmien aiheuttamaa ajanhukkaa. Tuloksena oli, että 65 prosentilla työntekijöistä viikoittainen ajanhukka oli neljä tuntia eli 10 prosenttia käytettävissä olevasta työajasta. On sanomattakin selvää, että jos tämä aika käytettäisiin tuottavaan työhön, toiminnan tehokkuus ja henkilöstön tyytyväisyys kasvaisivat huomattavasti.

Nopea IT-tuki tehostaa liiketoimintaa

Jos yrityksessäsi on oma IT-osasto, kuluu sen työajasta todennäköisesti leijonanosa erilaisten rutiinitukipyyntöjen ratkomiseen. Onko yrityksessäsi ylipäänsä kuvaa siitä, millaisiin asioihin aikaa kuluu ja paljonko rutiiniongelmat kuormittavat IT-ammattilaisia? Mitäpä jos IT-henkilöstösi voisikin keskittyä tukemaan liiketoimintajohtoa kehittämällä ja tehostamalla liiketoiminnan tarvitsemia IT-palveluita? Tuottavuuden kannalta ei ole kovin järkevää käyttää IT-ammattilaisten aikaa rutiiniongelmien hoitamiseen.

Kehittämällä yrityksen ICT-ympäristöä palvelemaan tehokkaasti työntekijöiden työskentelyä, voidaan tuottavuutta lisätä huomattavasti. IT mahdollistaa monien rutiinitöiden automatisoinnin ja manuaalisen työn vähentämisen, mutta mikäli erilaisten IT-ongelmien ratkaisuun ja odotteluun joudutaan käyttämään aikaa, osa tehokkuushyödystä valuu hukkaan. Modernit viestintäratkaisut, toiminnanohjausjärjestelmät, asiakkuudenhallintajärjestelmät sekä myynnin ja markkinoinnin sähköistäminen tarjoavat nopeita voittoja tuottavuuden kasvattamisessa. Nämä kaikki vaativat kuitenkin sen, että käyttäjät osaavat käyttää sovelluksia ja heidän saatavillaan on jatkuva ja nopea IT-tuki, jotta työt myös hoituisivat tehokkaasti.

IT-tuki apuna tuottavuuden kehittämisessä

Toimiva IT-tuki, helppari tai hienommin sanottuna service desk, on oikein organisoituna merkittävä apu tuottavuuden parantamisessa. Loppukäyttäjän tulee saada apua ongelmatilanteissa nopeasti ja helposti, jotta työskentely voisi jatkua jouhevasti. Service deskiä ei välttämättä kannata kuitenkaan rakentaa yrityksen sisälle, vaan hankkia palvelut osaavalta kumppanilta.

VSP Service Desk tarjoaa monikanavaisen IT-tuen loppukäyttäjille ja sen kautta mitattavaa hyötyä liiketoiminnalle. Tukipyyntöihin vastataan nopeasti, jolloin työntekijän arvokasta työaikaa säästyy ja työtyytyväisyys paranee. VSP:n tavoitteena on vastata tukipyyntöihin alle minuutissa ja ongelmista keskimäärin 80 prosenttia ratkaistaan jo ensikontaktilla. Vaativatkin ongelmat ratkeavat nopeammin, kun ne hoidetaan työasemiin asennettavan etähallintaohjelman avulla.

Työkalut IT-tuen hallintaan tulevat VSP:ltä. Ne saa käyttöönsä osana palvelua, jolloin asiakas välttyy järjestelmäinvestoinneilta. VSP:ltä käyttäjä saa aina henkilökohtaista palvelua ja hän voi itse valita myös yhteydenottokanavan; tukipyynnöt voidaan hoitaa puhelimitse, sähköpostitse tai palveluportaalin kautta. VSP hoitaa tukipalvelua ”yhden numeron periaatteella” eli tukipyynnöt välitetään tarvittaessa VSP:n toimesta myös eteenpäin kolmannelle osapuolelle. Tukipyynnöt voidaan välittää tarvittavine teknisine tietoineen esimerkiksi asiakkaan omalle IT-osastolle, toiselle palvelukumppanille tai vaikkapa ohjelmistotoimittajalle. VSP mittaa jatkuvasti IT-tuen laatua ja nopeutta. Asiakas saa kuukausittaisen raportin tukipyynnöistä toimittajittain ja tukipyyntölajeittain määrineen ja vasteaikoineen. Tämä tuo tärkeää tietoa ICT-ympäristön laadunvalvontaan sekä kehittämiseen.

JAA TÄMÄ ARTIKKELI
Jyri Pouttu
Jyri Pouttu johtaa VSP:n ICT-palvelut -liiketoimintaa, joka vastaa yhtiön IT-palvelujen kehityksestä ja tuotannosta kaikilla markkina-alueilla sekä tietoliikenne-, IT- ja viestintäratkaisujen B-to-B -myynnistä Vakka-Suomen talousalueen ulkopuolella. Jyrillä on nopeasti muuttuvasta ICT- toimintaympäristöstä jo vuosikymmenien kokemus, mutta toiminnan punainen lanka on pysynyt samana – teknologiapalveluiden tulee auttaa ihmisiä toimimaan tehokkaammin ja tuottaa aitoa lisäarvoa yritysten liiketoiminnalle.
Lisää kommentti

You must be logged in to post a comment.